Mit Datensätzen arbeiten

Hier finden Sie Hinweise zum Arbeiten mit Datensätzen.

Datensatzmodul öffnen

Hinweise zum Öffnen eines Datensatzmoduls.

Um ein Datensatzmodul im Projektmenü zu öffnen, wählen Sie Modulname > Datensatztyp.

Nach einem Datensatz suchen

Hinweise zum Suchen nach einem Datensatz.

  1. Wenn der Bereich Suche geschlossen ist, wählen Sie in der Navigationssymbolleiste (Suche).
  2. Legen Sie die Filter fest.
    • Die Suchbegriffe werden auf Textfelder, einschließlich Auswahllisten, Firmen- und Kontaktfelder sowie benutzerdefinierte Felder in den Datensätzen angewendet, auf die Sie Zugriff haben.
    • Bei der Suche nach der Firma oder dem Kontakt des Empfängers werden nur offene Zuweisungen durchsucht.

Datensatz öffnen

Hinweise zum Öffnen eines Datensatzes.

  1. Wählen Sie im Datensatzmodul den Datensatz aus.
    Tipp:

    Wenn Sie den vollständigen Datensatz öffnen möchten, können Sie Folgendes tun:

    • Wählen Sie im Bereich Informationen oder Erstellen(Erweitern).
    • Wählen Sie beim Datensatz (Mehr) > Vollständiges Formular öffnen.
    • Wählen Sie beim Datensatz (Mehr) > In neuer Registerkarte öffnen.
    • Doppelklicken Sie auf den Datensatz.
  2. Wählen Sie im vollständigen Datensatz (Zurück) oder (Weiter), um den vorherigen oder nächsten auf der Basis der Liste zu öffnen, als der aktuelle Datensatz geöffnet wurde.
    Anmerkung: (Zurück) und (Weiter) sind nicht verfügbar, wenn Sie den Datensatz in einer neuen Registerkarte öffnen.

Datensatz neu laden

Hinweise zum Neuladen eines Datensatzes.

Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste des Datensatzes (Speichern und neu laden).

Der Datensatz wird gespeichert und mit den neuesten Informationen von allen Benutzern aktualisiert.

Datensatz entsperren

Hinweise zum Entsperren eines Datensatzes.

  1. Wählen Sie im Datensatz in der Navigationssymbolleiste (Gesperrt).
  2. Speichern Sie den Datensatz wie folgt:
    • Wählen Sie (Speichern), um den Datensatz geöffnet zu lassen.
    • Wählen Sie (Speichern), um den Datensatz zu schließen.

Datensatztypen

Informationen zu Datensatztypen.

Für die Nachverfolgung Ihrer Projektinformationen stehen gemeinschaftliche Datensatztypen und Datensatztypen zur Dateneingabe zur Verfügung. Nur gemeinschaftliche Datensatztypen verwenden die Bereiche Erstellen und Informationen im Datensatzmodul sowie verschiedene Kommentartypen.

DatensatztypModulGemeinschaftlich oder Dateneingabe
AktionspunkteDatensätzeGemeinschaftlich
ZahlungsanträgeFinanzenDateneingabe
BudgetpositionenFinanzenDateneingabe
ÄnderungswünscheFinanzenDateneingabe
ChecklistenDatensätzeDateneingabe
AuftragsrechnungenFinanzenDateneingabe
AufträgeFinanzenDateneingabe
KostenprognosenFinanzenDateneingabe
TagesberichteDatensätzeDateneingabe
ArbeitsanweisungenDatensätzeGemeinschaftlich
Allgemeine RechnungenFinanzenDateneingabe
ProblemeDatensätzeGemeinschaftlich
MeetingprotokollDatensätzeDateneingabe
Compliance-AufforderungenDatensätzeGemeinschaftlich
Potenzielle ÄnderungsaufträgeFinanzenDateneingabe
Primärvertrag-ÄnderungsaufträgeFinanzenDateneingabe
MängelpunkteDatensätzeGemeinschaftlich
BestellungenFinanzenDateneingabe
Informationsanfragen (IAs)DatensätzeGemeinschaftlich
SicherheitsmitteilungenDatensätzeGemeinschaftlich
Subänderungsaufträge (SÄA)FinanzenDateneingabe
EinreichungspaketeDatensätzeDateneingabe
EinreichungenDatensätzeGemeinschaftlich
ÜbermittlungenDatensätzeDateneingabe

Datensatz erstellen

Sie können einen Datensatz erstellen und dann die Details bearbeiten.

Anmerkung:
  • Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet, werden aber für Datensatzentwürfe nicht zwingend benötigt.
  • Wenn die automatische Nummerierung deaktiviert ist, kann das Feld „Nummer“ so lange bearbeitet werden, bis der Datensatz mit einem Nicht-Entwurfsstatus gespeichert wird. Wenn die automatische Nummerierung eingeschaltet ist, wird die Nummer zugewiesen, nachdem der Datensatz mit einem Nicht-Entwurfsstatus gespeichert wurde.
  • Kostenprognosen, Primärvertrag-Änderungsaufträge und Subänderungsaufträge können nicht kopiert werden.
  1. Öffnen Sie die Datensatzansicht.
  2. Wählen Sie in der Navigationssymbolleiste (Erstellen).
  3. Geben Sie die Details für den Datensatz ein.
Weitere Informationen finden Sie im Thema für jeden Datensatztyp.

Datensatz kopieren

Sie können einen Datensatz kopieren und dann die Details bearbeiten.

Anmerkung:
  • Pflichtfelder sind mit einem Sternchen (*) gekennzeichnet, werden aber für Datensatzentwürfe nicht zwingend benötigt.
  • Wenn die automatische Nummerierung deaktiviert ist, kann das Feld „Nummer“ so lange bearbeitet werden, bis der Datensatz mit einem Nicht-Entwurfsstatus gespeichert wird. Wenn die automatische Nummerierung eingeschaltet ist, wird die Nummer zugewiesen, nachdem der Datensatz mit einem Nicht-Entwurfsstatus gespeichert wurde.
  • Kostenprognosen, Primärvertrag-Änderungsaufträge und Subänderungsaufträge können nicht kopiert werden.
  1. Öffnen Sie die Datensatzansicht.
    Änderungsaufträge können nicht kopiert werden.
  2. Kopieren Sie den Datensatz wie folgt:

    • Wählen Sie in der Kachel- oder Listenansicht des Datensatzes (Mehr) > Kopieren.

    • Öffnen Sie den Datensatz, und wählen Sie dann in der Navigationssymbolleiste (Kopieren).

Anmerkung:
  • Änderungen am ursprünglichen Datensatz werden automatisch gespeichert, wenn Sie den Datensatz kopieren.
  • Die Beschreibung oder Frage, Kommentare, Zuweisungen, Informationskopien und Verknüpfungen werden nicht in den neuen Datensatz kopiert.
  • Sie können ein Meeting kopieren, indem Sie das nächste Meeting erstellen.

Datensätze im Stapel bearbeiten

Hier finden Sie Hinweise zur Stapelbearbeitung von Datensätzen.

Sie können mehrere Datensätze auswählen und diese dann mit denselben Informationen aktualisieren. Die Stapelbearbeitung ist nur für gemeinschaftliche Datensatztypen verfügbar.

Anmerkung:
  • Datensatzberechtigungen werden im Bedienfeld „Stapelbearbeitung“ angewendet. (Siehe den Abschnitt „Datensätze“ im Leitfaden zu Berechtigungen). Wenn Sie nicht über die Berechtigung zum Ändern von Feldern im Bereich „Stapelbearbeitung“ verfügen, wird der Bereich nicht angezeigt, wenn Sie Datensätze auswählen.
  • Statusberechtigungen werden im Bedienfeld „Stapelbearbeitung“ angewendet. Wenn Sie nicht über die Berechtigung Bearbeiter verfügen, werden Ihre Änderungen nicht übernommen.
  • Some changes may not be applied due to the record's status or missing required information. For example:
    1. You select the following RFIs:
      • Record A - Draft record that has all the required information.
      • Record B - Draft record that's missing the question, which is required.
      • Record C - Record that has a locked status.
    2. You change the Discipline field.
    3. You add a comment with a linked file.
    4. After you select Update:
      • In Record A, all the changes are applied.
      • In Record B, the Discipline field is updated, and the file is linked to the record. However, the new comment isn't added because the record doesn't have a question yet.
      • In Record C, none of the changes are applied because the record is locked.
  1. Wählen Sie die Datensätze.
    1. Um in den Auswahl-Modus zu wechseln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für einen Datensatz.
    2. Wählen Sie die Datensätze wie folgt aus:
    • Um mehrere Datensätze auszuwählen, wählen Sie diese aus.
    • Um alle Datensätze auszuwählen, aktivieren Sie in der Symbolleiste das Kontrollkästchen.

    Tipp:

    Um aufeinanderfolgende Datensätze in der Listenansicht auszuwählen, wählen Sie einen Datensatz aus, drücken dann die Umschalttaste und wählen einen weiteren Datensatz in der Liste aus.

  2. Aktualisieren Sie die Informationen im Fensterbereich Stapelbearbeitung.
    • To edit a field, select (Edit), and then select an option.
      Anmerkung: If the field is empty, it is cleared in the selected records when you select Update. To cancel a change, you can select by the field.
    • Um Ihre Zuweisungen als erledigt zu kennzeichnen, aktivieren Sie den Schalter Meine Zuweisung als erledigt markieren.
    • Um eine Zuweisung oder eine Informationskopie hinzuzufügen, wählen Sie Hinzufügen und dann den Namen aus.

      Eine Person kann nur einmal als Zuweisungsempfänger bzw. Empfänger der Informationskopie hinzugefügt werden, sodass Duplikate beim Speichern der Änderungen ignoriert werden.

      Anmerkung: Wenn Sie nur die Berechtigung zum Ändern von Zuweisungen haben, ist die Schaltfläche Hinzufügen verfügbar, aber neue Zuweisungen werden den ausgewählten Datensätzen nicht hinzugefügt.
  3. Fügen Sie bei Bedarf einen Kommentar hinzu.
    1. Geben Sie im Kommentarfeld einen Kommentar ein.
      Tipp: Um die Größe des Feldes für Kommentare zu ändern, wählen Sie den Rand des Feldes aus und ziehen das Feld in die gewünschte Größe.

    2. Um ein Element mit dem Kommentar zu verknüpfen, wählen Sie (Verknüpfungen hinzufügen) und dann ein Element aus.
      Anmerkung: Wenn Sie die Option Datei hochladen wählen, wird die Datei nur mit dem ersten Datensatz in der Liste verknüpft. Um eine Datei mit mehreren Datensätzen zu verknüpfen, laden Sie die Datei zunächst in die Dateibibliothek hoch und wählen im Bereich Stapelbearbeitung dann (Verknüpfungen hinzufügen) > Dateibibliothek.
    3. Wenn Sie den Kommentar als Antwort oder Lösung speichern möchten, aktivieren Sie den Schalter Als Antwort erfassen (IAs), Als genehmigte Dokumente kennzeichnen (Einreichungen) oder Als Lösung erfassen. Wenn ein Datensatz bereits eine Antwort oder Lösung hat, wird diese durch die neue ersetzt.
  4. Wählen Sie Aktualisieren. Alternativ können Sie unten im Fenster Zurücksetzen wählen, um den Bereich „Stapelbearbeitung“ zurückzusetzen.
Im Bestätigungsdialogfeld erfahren Sie, wie viele Datensätze erfolgreich aktualisiert wurden.

Datensatz speichern

Hier finden Sie Hinweise zum Speichern eines Datensatzes.

Wenn Sie ein veraltetes Feld bearbeiten, überschreiben Ihre Änderungen die vorherigen Änderungen, wenn Sie den Datensatz speichern. Die vorherigen Änderungen werden auf der Registerkarte „Verlauf“ erfasst.

Anmerkung: Ihre Änderungen werden automatisch gespeichert, wenn Sie zum vorherigen oder nächsten Datensatz navigieren.

Speichern Sie den vollständigen Datensatz wie folgt:

  • Wählen Sie (Speichern), um den Datensatz geöffnet zu lassen.
  • Wählen Sie (Speichern), um den Datensatz zu schließen.

Speichern Sie einen gemeinschaftlichen Datensatz im Bereich „Erstellen“ oder „Informationen“ wie folgt:

  • Wählen Sie im Bereich ErstellenSpeichern oder Speichern + weiteren hinzufügen.
  • In the Information panel, select (Save).
    Tipp: Changes are saved automatically in the Information panel when you:
    • Close the panel or select a different panel.
    • Select another tile or row in the data view.
    • Navigate away from the current data view.
    If you select (Expand) before saving the changes, they're displayed in the record but aren't saved yet.

Datensatz löschen

Hier finden Sie Hinweise zum Löschen von Datensätzen.

You can only delete unlocked records.
Anmerkung: To delete a financial record, you must first remove any financial records that are linked to it. See the following example.

To delete a potential change order (PCO) with two items:

  1. You remove the first PCO item from a subcontract change order (SCO).
  2. You delete the other SCO that's linked to the second PCO item.
  3. You delete the PCO.
  1. Öffnen Sie das Datensatztypmodul.
  2. Um in den Auswahl-Modus zu wechseln, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für einen Datensatz.
  3. Wählen Sie bei Bedarf wie folgt weitere Datensätze aus:
    • Um mehrere Datensätze auszuwählen, wählen Sie diese aus.
    • Um alle Datensätze auszuwählen, aktivieren Sie in der Symbolleiste das Kontrollkästchen.

  4. Wählen Sie (Mehr) > Ausgewählte Datensätze löschen.
Tipp: To delete one record, you can also:
  • Select (More) > Remove on the record.
  • Open the record, and then select (More) > Delete on the navigation toolbar.