Working with records

Find instructions on working with records.

Open a record module

Instructions to open a record module.

To open a record module In the project menu, select ModuleName > RecordType.

Search for a record

Instructions to search for a record.

  1. If the Search panel is closed, select (Search) on the navigation toolbar.
  2. Configurez les filtres.
    • The search terms are applied to text fields, including lookup lists, company and contact fields, and custom fields, in the records that you have access to.
    • Lorsque vous recherchez pour l’entreprise ou le contact attributaire, uniquement les attributions ouvertes sont recherchées.

Ouvrir un enregistrement

Instructions pour l’ouverture d’un enregistrement.

  1. Dans le module d’enregistrement, sélectionnez l’enregistrement.
    Conseil :

    Si vous souhaitez ouvrir l’enregistrement complet, vous pouvez :

    • Sélectionnez (Développer) dans le volet Informations ou Créer.
    • Sélectionnez (Plus) > Ouvrir le formulaire complet sur l’enregistrement.
    • Sélectionnez (Plus) > Ouvrir dans un nouvel onglet sur l’enregistrement.
    • Double-cliquez sur l’enregistrement.
  2. Dans l’enregistrement complet, sélectionnez (Précédent) ou (Suivant) pour ouvrir l’enregistrement précédent ou suivant basé sur la liste lors de l’ouverture d’enregistrement actuel.
    Remarque : (Précédent et (Suivant) ne sont pas disponibles lorsque vous ouvrez l’enregistrement dans un nouvel onglet.

Reload a record

Instructions for reloading a record.

On the navigation toolbar of the record, select (Save and Reload).

L’enregistrement est enregistré et mis à jour avec les dernières informations de tous les utilisateurs.

Déverrouiller un enregistrement

Instructions for unlocking a record.

  1. Dans l’enregistrement, sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez (Verrouillé).
  2. Save the record as follows:
    • To keep the record open, select (Save).
    • To close the record, select (Save).

Types d’enregistrement

Informations concernant les types d’enregistrement.

Des types d'enregistrements collaboratifs et d’entrée de données sont disponibles pour le suivi des informations relatives à votre projet. Seulement les types d’enregistrement collaboratifs utilisent les volets CréeCréer et Informations dans le module d’enregistrement, ainsi que d’autres types de commentaires.

Type d’enregistrementModuleCollaboratifs ou entrée de données
Éléments d’actionEnregistrementsCollaboratif
Demandes de paiementFinancesEntrée des données
Éléments du budgetFinancesEntrée des données
Demandes d’ordre de modificationFinancesEntrée des données
Listes de contrôleEnregistrementsEntrée des données
Factures du contratFinancesEntrée des données
ContratsFinancesEntrée des données
Prévisions de coûtFinancesEntrée des données
Rapports journaliersEnregistrementsEntrée des données
Directives sur le travail de terrainEnregistrementsCollaboratif
Factures généralesFinancesEntrée des données
ProblèmesEnregistrementsCollaboratif
Procès-verbaux de réunionEnregistrementsEntrée des données
Mis en demeureEnregistrementsCollaboratif
Ordres de modification potentielsFinancesEntrée des données
Ordres de modification du contrat principalFinancesEntrée des données
Éléments de petits travauxEnregistrementsCollaboratif
Bons de commandeFinancesEntrée des données
Demandes d’informations (DI)EnregistrementsCollaboratif
Notices de sécuritéEnregistrementsCollaboratif
Ordres de modification au sous-contrat (OMSCs)FinancesEntrée des données
Lots de soumissionEnregistrementsEntrée des données
SoumissionsEnregistrementsCollaboratif
TransmissionsEnregistrementsEntrée des données

Create a record

You can create a record and then edit the details.

Remarque :
  • Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) mais ne sont pas obligatoires pour les enregistrements brouillon.
  • Si la numérotation automatique est désactivée, le champ Numéro est modifiable jusqu’à ce que l’enregistrement soit enregistré avec un statut non brouillon. Si la numérotation automatique est activée, le numéro est attribué après avoir enregistré la liste de contrôle avec un statut non brouilon.
  • Les prévision de coûts, les ordres de modification du contrat principal, et les ordres de modification au sous-contrat ne peuvent pas être copiés.
  1. Ouvrez la vue des enregistrements.
  2. Sur la barre d’outils de navigation, sélectionnez (Créer).
  3. Entrez les détails de l’enregistrement.
Pour de plus amples information, consultez la rubrique de chaque type d’enregistrement.

Copier un enregistrement

You can copy a record and then edit the details.

Remarque :
  • Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque (*) mais ne sont pas obligatoires pour les enregistrements brouillon.
  • Si la numérotation automatique est désactivée, le champ Numéro est modifiable jusqu’à ce que l’enregistrement soit enregistré avec un statut non brouillon. Si la numérotation automatique est activée, le numéro est attribué après avoir enregistré la liste de contrôle avec un statut non brouilon.
  • Les prévision de coûts, les ordres de modification du contrat principal, et les ordres de modification au sous-contrat ne peuvent pas être copiés.
  1. Ouvrez la vue des enregistrements.
    Les ordres de modification ne peuvent pas être copiés.
  2. Copy the record as follows:

    • In the tile or list view, on the record, select (More) > Copy.

    • Open the record, and then select (Copy) on the navigation toolbar.

Remarque :
  • Les modifications à l’enregistrement original sont enregistrés automatiquement lorsque vous copiez l’enregistrement.
  • La description ou la question, les commentaires, les attributions, les copies de courtoisie, et les liens ne sont pas copiés vers le nouvel enregistrement.
  • Vous pouvez copier une réunion en créant la prochaine réunion.

Modifier des enregistrements par lots

Rechercher des instructions concernant la modification par lots des enregistrements.

Vous pouvez sélectionner plusieurs enregistrements et puis les mettre à jour avec les mêmes informations. La modification par lots n’est disponible que pour les types d’enregistrement collaboratifs.

Remarque :
  • Record permissions are applied in the Batch Edit panel (see the Records section in Guide aux autorisations). If you don't have the Modify permission for any fields in the Batch Edit panel, the panel isn't displayed when you select records.
  • Status permissions are applied in the Batch Edit panel. If you don't have the Editor permission, your changes aren't applied.
  • Certaines modifications peuvent ne pas être appliquées en raison du statut de l'enregistrement ou de l'absence d'informations requises. Par exemple :
    1. Vous sélectionnez les DI suivantes :
      • Enregistrement A - Un enregistrement brouillon ayant toutes les informations requises.
      • Enregistrement B - Un enregistrement brouillon qui manque la question, ce qui est requise.
      • Enregistrement C - Un enregistrement ayant un statut verrouillé.
    2. Vous modifiez le champ Discipline.
    3. Vous ajoutez un commentaire avec un fichier lié.
    4. Après avoir sélectionné Mettre à jour:
      • Dans Enregistrement A, toutes les modifications sont appliquées.
      • Dans l’enregistrement B, le champ Discipline est mis à jour, et les fichier est lié à l’enregistrement. Cependant, le nouveau commentaire n’est pas ajouté car l’enregistrement n’a pas une question encore.
      • Dans l’enregistrement C, aucune des modifications n'est appliquée car l’enregistrement est verrouillé.
  1. Sélectionner les enregistrements.
    1. Pour changer au mode Sélectionner, sélectionnez la case à cocher pour un enregistrement.
    2. Choisissez les enregistrements comme suit :
    • Pour choisir plus enregistrements, sélectionnez chacun.
    • Pour choisir tous les enregistrements, sélectionnez la case à cocher sur la barre d’outils de navigation.

    Conseil :

    Pour choisir des enregistrements consécutifs dans la vue de liste, sélectionnez un enregistrement, puis appuyez sur Maj et sélectionnez un autre enregistrement dans la liste.

  2. Dans le volet Modification par lots panel, mettez à jour les informations.
    • Pour modifier un champ, sélectionnez (Modifier), et puis sélectionnez une option.
      Remarque : Si le champ est vide, il est effacé dans les enregistrements sélectionnés lorsque vous sélectionnez Mettre à jour. Pour annuler une modification, vous pouvez sélectionner à côté du champ.
    • Pour marquer vos attributions comme terminées, activez l’option Marquer mon attribution comme terminée.
    • To add an assignment or courtesy copy, select Add, and then select the name.

      A person can only be added once as an assignee or courtesy copy recipient, so duplicates are ignored when the changes are saved.

      Remarque : If you only have the Modify permission for assignments, the Add button is available, but new assignments aren't added to the selected records.
  3. Si nécessaire, ajouter un commentaire.
    1. Dans le champ Commentaires, entrez un commentaire.
      Conseil : Pour redimensionner le champ de commentaires, sélectionnez et faites glisser-déplacer le bord du champ.

    2. Pour lier un élément au commentaire, sélectionnez (Ajouter des liens), et puis sélectionnez un élément.
      Remarque : If you select the Upload File option, the file is only linked to the first record in the list. To link a file to multiple records, first upload the file to the File Library, and then select (Add Links) > File Library in the Batch Edit panel.
    3. Si vous souhaitez enregistrer le commentaire en tant que réponse ou résolution, activez l’option Enregistrer en tant que réponse (DI), Marquer en tant que docs approuvés (soumissions), ou Enregistrer en tant que résolution. Si un enregistrement comporte déjà une réponse ou une résolution, le nouvel enregistrement la remplace.
  4. Sélectionnez Mettre à jour. Sinon, sélectionnez Réinitialiser en bas du volet pour réinitialiswr lew volet Modification par lots.
La boîte de dialogue de confirmation vous indique combien d’enregistrements sont mis à jour avec succès.

Save a record

Find instructions on saving a record.

If you edit an out-of-date field, your changes overwrite the previous changes when you save the record. The previous changes are logged on the History tab.

Remarque : Your changes are saved automatically if you navigate to the previous or next record.

Save the full record as follows:

  • To keep the record open, select (Save).
  • To close the record, select (Save).

Save a collaborative record in the Create or Information panel as follows:

  • In the Create panel, select Save or Save + Add Another.
  • In the Information panel, select (Save).
    Conseil : Changes are saved automatically in the Information panel when you:
    • Close the panel or select a different panel.
    • Select another tile or row in the data view.
    • Navigate away from the current data view.
    If you select (Expand) before saving the changes, they're displayed in the record but aren't saved yet.

Supprimer un enregistrement

Find instructions on deleting records.

You can only delete unlocked records.
Remarque : To delete a financial record, you must first remove any financial records that are linked to it. See the following example.

To delete a potential change order (PCO) with two items:

  1. You remove the first PCO item from a subcontract change order (SCO).
  2. You delete the other SCO that's linked to the second PCO item.
  3. You delete the PCO.
  1. Ouvrez le module de type d’enregistrement.
  2. Pour changer au mode Sélectionner, sélectionnez la case à cocher pour un enregistrement.
  3. If needed, choose more records as follows:
    • Pour choisir plus enregistrements, sélectionnez chacun.
    • Pour choisir tous les enregistrements, sélectionnez la case à cocher sur la barre d’outils de navigation.

  4. Select (More) > Delete Selected Records.
Conseil : To delete one record, you can also:
  • Select (More) > Remove on the record.
  • Open the record, and then select (More) > Delete on the navigation toolbar.